INFORMATIVA SULLA PRIVACY DI SONNEN PER CLIENTI E PARTNER DI AFFARI A LIVELLO GLOBALE

1. Che cosa comprende la presente informativa sulla privacy? 
La presente informativa sulla privacy fornisce informazioni sul trattamento dei vostri dati personali da parte di aziende appartenenti al gruppo sonnen (di seguito detto “sonnen” o “noi”) e dalla nostra società capogruppo Shell. L’informativa sulla privacy è rivolta a nostri clienti, fornitori, partner di affari e/o investitori, compresi anche i visitatori dei nostri siti web e del portale cliente. Le norme di protezione dei dati e di utilizzo di cookie sono applicabili inoltre anche per i visitatori dei siti web che vengono messi a disposizione da noi. Per ulteriori informazioni si vedano le disposizioni di protezione dei dati pubblicate sul sito web.

In certi paesi in cui operiamo possono valere inoltre informative e disposizioni locali sulla protezione dei dati che rispecchiano le relative pratiche vigenti a livello locale e i requisiti di legge applicabili. La presente informativa sulla privacy è pertanto sempre soggetta alle relative disposizioni di legge applicabili e deve eventualmente essere modificata di conseguenza.

La presente informativa sulla privacy spiega quali dati personali vengono trattati, per quali scopi, per quanto tempo conserviamo i dati personali, come accedere ai propri dati personali e aggiornarli e dove trovare ulteriori informazioni o sporgere un reclamo


2. Informazioni speciali, per utenti al di sotto dei 16 anni di età. Trattamento dei dati di minori
Se l'utente non ha ancora compiuto i 16 anni di età (o un'età maggiore se è così previsto dalla legge), è pregato di non inviare i propri dati personali (per esempio nome, indirizzo e indirizzo e-mail).  Se volesse tuttavia fare una domanda in un modo che richieda l’indicazione di propri dati personali (per esempio in relazione a programmi di formazione o a un evento organizzato da noi), deve rivolgersi ai genitori o ai tutori e chiedere loro di rivolgesi a noi a suo nome.


3. Quali dati personali vengono trattati?
Vengono trattati i seguenti dati personali di persone o relativi ad esse in qualità di clienti, fornitori, partner d'affari, e/o investitori:

  • Informazioni di contatto private (come per es. nome, indirizzo postale o indirizzo e-mail e numero di telefono) nella misura in cui siano necessarie per gli scopi previsti;
  • Contatti d'affari e altre informazioni (come per es. posizione di lavoro, reparto, nome dell'azienda e il motivo della collaborazione con sonnen).


4. Chi è responsabile dei dati personali raccolti?
Titolare del trattamento ai sensi della legge è sonnen Holding GmbH, Am Riedbach 1, 87499 Wildpoldsried, Germania e/o l’azienda del gruppo sonnen con la quale la rispettiva persona intrattiene un rapporto contrattuale.

5. Con quali finalità vengono trattati i dati personali?
I dati personali che avete fornito vengono trattati nei seguenti casi sulla base delle presenti disposizioni:

5.1 Nella conduzione della nostra attività di affari e per l’esecuzione di contratti conclusi
Esecuzione della nostra attività di affari, anche per scopi di ricerca, sviluppo e miglioramento di prodotti o servizi da noi offerti; conclusione ed esecuzione di contratti con clienti, fornitori e partner di affari; per la registrazione e il conteggio di servizi, prodotti e materiali forniti a sonnen o da essa forniti; esecuzione e pubblicizzazione di rapporti di affari, per es. per il mantenimento e la promozione di contatti con clienti attuali e potenziali; per la contabilità, il servizio di assistenza clienti, lo sviluppo, l’esecuzione e analisi di indagini di mercato e strategie di marketing.

5.2 Organizzazione delle attività di affari
Organizzazione e gestione delle nostre attività, compresa la gestione finanziaria e patrimoniale, l'implementazione di meccanismi di controllo, la reportistica gestionale, l'analisi, gli audit e le indagini interne.

5.3 Salute, sicurezza
Per tutelare la salute e la sicurezza dei nostri collaboratori, anche nel caso di protezione della vita o della salute di una persona, verifichiamo l’identità di una persona e delle relative autorizzazioni di accesso agli impianti e ai terreni delle nostre società. 
 
5.4 Rispetto di requisiti legali; esecuzione di diritti
Conformità alle disposizioni legali e/o normative, anche allo scopo di condurre procedimenti giudiziari o di difenderci da rivendicazioni.

5.5 Controlli sulla base di elenchi di sanzioni pubblicamente disponibili
Al fine di adempiere agli obblighi legali, proteggere i valori patrimoniali, i nostri collaboratori e incaricati e in particolare per garantire che sonnen possa essere in grado di osservare tutte le leggi in materia di controllo del commercio, di prevenzione di riciclaggio di denaro e/o concussione e corruzione e altri requisiti normativi, eseguiamo regolarmente controlli (almeno ogni trimestre) nei confronti dei nostri clienti e partner d'affari attuali ed eventualmente futuri. 

I controlli vengono effettuati sulla base di elenchi di sanzioni pubblicamente disponibili o rilasciati da uno Stato. Tali controlli sono condotti in Europa. A tale scopo i nomi e i cognomi vengono confrontati con i dati pubblicati sugli elenchi di sanzioni pubblicamente disponibili. Qualora ci sia una prima corrispondenza verificheremo se tale risultato sia effettivamente corretto sulla base delle informazioni conservate da sonnen (per es. data di nascita, nazionalità, indirizzo). Per la verifica sonnen può valersi anche di altre fonti pubbliche, come ad es. informazioni di agenzie di controllo del credito. sonnen può inoltre contattare a tale scopo direttamente la persona interessata per ottenere ulteriori informazioni. Qualora sonnen non possa escludere la corrispondenza, ci riserviamo di ricorrere ai consulenti esterni (KPMG EU) per ulteriori controlli e valutazioni.

Se la corrispondenza viene accertata la società Shell RDS plc. (Royal Dutch Shell Plc.) è tenuta per legge a comunicarla alla US Securities and Exchange Commission (SEC, organo federale statunitense di vigilanza dei mercati di borsa). Inoltre, Shell Midstream Partners LP (MLP) è tenuta a consegnare alla SEC rapporti trimestrali e annuali. Qualora previsto dalla legge, sonnen deve inviare denuncia alle autorità di vigilanza locali.

La base giuridica per questo trattamento dei dati è l’art. 6, comma 1, lettere c) ed f) del RGPD. 

I controlli non comportano automaticamente decisioni in relazione a un cliente o partner di affari attuale o un eventuale cliente o partner di affari futuro.


6. Basi legali per il trattamento dei dati personali
I dati personali a cui si riferisce la presente informativa sulla privacy vengono trattati esclusivamente secondo le seguenti disposizioni:

  • per mettersi in contatto su richiesta con una persona prima di concludere un contratto;
  • per eseguire un contratto concluso con sonnen;
  • qualora sia necessario per rispettare le leggi e le disposizioni legali alle quali siamo tenuti;
  • qualora sia necessario per la tutela di legittimi interessi di affari di sonnen, e che a questi interessi non si oppongano interessi prevalenti o diritti e libertà fondamentali delle persone interessate, o
  • (solamente se richiesto per legge) con il consenso esplicito della persona interessata.

Nei casi in cui il trattamento è basato sul consenso e qualora non sia previsto diversamente per legge, sussiste il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento. La revoca non ha alcun effetto sulla validità del trattamento antecedente il momento della revoca del consenso.


7. A chi trasmettiamo i dati personali?
I dati personali saranno trattati esclusivamente per le finalità sopra indicate e saranno trasmessi solamente secondo il principio della “necessità di sapere” (principio "need to know") nel modo seguente:

  • I dati personali potranno anche essere trasmessi a una società che faccia parte del gruppo aziendale di sonnen, compresa anche la nostra capogruppo Royal Dutch Shell Plc., nella misura in cui sia necessario per gli scopi indicati al punto 5.
  • I dati personali vengono trasmessi eventualmente anche a quelle aziende del gruppo sonnen che forniscono a sonnen prodotti e servizi che ci servono per adempiere ai contratti conclusi con l’utente.
  • Terzi autorizzati, come ad es. rappresentanti di commercio, partner sonnen, fornitori di servizi e subappaltatori di sonnen. 
  • Un’autorità pubblica, un governo o un'amministrazione competente nel caso sia necessario per adempiere a obblighi legali a cui è soggetta la rispettiva azienda del gruppo sonnen.


8. Trasferimento di dati personali 
Nel caso in cui i dati personali vengano trasferiti secondo le disposizioni di cui sopra ad aziende all’interno del gruppo sonnen e/o a terzi autorizzati che si trovano all’interno o al di fuori del paese in cui è la vostra sede (anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo), vengono da noi adottate misure organizzative, contrattuali e legali atte ad assicurare che i dati personali siano trattati esclusivamente per le finalità sopraindicate e che siano stati implementati livelli di protezione adeguati al fine di tutelare i dati personali.

Tali misure comprendono sia i meccanismi approvati dalla Commissione Europea per il trasferimento di dati personali a terzi in paesi la cui protezione dei dati non viene considerata adeguata, sia ulteriori requisiti legali locali. 


9. Per quanto tempo vengono conservati i dati personali?
sonnen conserva tutti i dati personali raccolti per concludere ed eseguire un contratto con un cliente, un fornitore o un partner di affari o per presentare un’offerta per la durata della relazione contrattuale e fino a 3 anni dal termine della collaborazione.

In tutti gli altri casi, i dati personali, compresi i dati raccolti nell'ambito della presentazione di un'offerta non coronata da successo e anche i dati trattati in conformità al punto 5.5, verranno cancellati entro tre mesi dalla loro raccolta. 

In tutti i casi, le informazioni possono essere conservate per a) un periodo più lungo se vi per legge è una ragione per farlo (nel qual caso saranno cancellate non appena non sono più necessarie per lo scopo legale) o b) un periodo più breve se lo scopo della conservazione non sussiste più prima della scadenza del periodo definito. 


10. Come si può accedere ai dati personali?
Il nostro obiettivo è quello di conservare le informazioni personali nel modo più accurato possibile. In relazione ai dati personali sussiste un diritto di informazione.

È possibile accedere ai propri dati personali e richiederne la rettifica o la cancellazione. La cancellazione dei dati può essere richiesta solo nel caso in cui venga meno la finalità della conservazione. Sussiste inoltre il diritto di richiedere che il trattamento e il trasferimento dei dati vengano limitati allo stretto necessario. In tal caso contattare il titolare del trattamento dei dati come specificato di seguito. 


11. A chi ci si può rivolgere per ulteriori informazioni?
In caso di domande o richieste in relazione a questa informativa sulla privacy si prega di contattare sonnen Holding GmbH, attn. Direzione aziendale, Am Riedbach 1, 87499 Wildpoldsried, Germania, privacy-notice@sonnen.de. Anche l'azienda del gruppo sonnen con la quale è stato concluso il contratto può fornire informazioni. 

È possibile contattare anche il nostro responsabile della protezione dei dati: activeMind AG, datenschutz@sonnen.de.

Sussiste inoltre il diritto di sporgere un reclamo all’autorità di protezione dei dati competente. L’autorità di protezione dei dati competente per sonnen Holding GmbH è Bayerischer Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD), Wagmüllerstraße 18, 80538 Monaco di Baviera, +49 89 212 673.0, poststelle@datenschutz-bayern.de.


12. Modifiche alla presente informativa sulla privacy
La presente informativa sulla privacy può essere modificata nel corso del tempo. È valida nella rispettiva versione attuale ed è soggetta alle disposizioni di legge applicabili. L´ultimo aggiornamento della presente informativa sulla privacy è stato effettuato l'8 agosto 2019.